RODO

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla Kontrahentów, ich Pracowników/Współpracowników oraz Zleceniobiorców Elinfo Sp. z o.o.

I

Oznaczenie Administratora
Administratorem danych osobowych Kontrahentów /ich Pracowników/ Współpracowników/ Zleceniobiorców przetwarzanych poniżej wymienionych celach jest Elinfo Sp. z o.o. ul. Babimojska 7, 54-426 Wrocław. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: rodo@elinfo.net.pl lub pisemnie na wyżej wskazany adres siedziby administratora.

Inspektor Ochrony Danych
Mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez  Elinfo sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:
a) adres e-mail: rodo@elinfo.net.pl

b) adres korespondencyjny: Elinfo Sp. z o.o. ul. Babimojska 7, 54-426 Wrocław z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Przetwarzane dane
Będziemy przetwarzać następujące Państwa dane osobowe:
a) dane identyfikujące (np. imię, nazwisko),
b) dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, nr faxu),
c) dane dotyczące wykonywanego przez Państwa zawodu lub prowadzonej działalności gospodarczej, Państwa udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u Kontrahenta Elinfo bądź współpracy z Kontrahentem Elinfo (np. nazwa firmy, stanowisko).

Dane zostały przekazane (udostępnione) nam przez Państwa pracodawcę lub osobę (firmę),
z którą Państwo współpracujecie (dalej: Kontrahent Elinfo) w związku z zawieraniem
z nami umowy, w tym także udziałem Kontrahenta Elinfo w procesie zbierania ofert lub innym trybie zawierania umów lub wyłaniania kontrahentów, jak również wykonywaniem przez Kontrahenta Elinfo (w tym także jako podwykonawca) umowy zawartej z nami (dalej jako: Umowa).

Cel i podstawy przetwarzania
Dane osobowe Kontrahentów/ich Pracowników/Współpracowników/Zleceniobiorców w zakresie wskazanym w umowie będą przetwarzane w poniższych celach i podstawach prawnych:
a) zawarcia Umowy w tym także w związku z Państwa udziałem w postępowaniu ofertowym lub innym trybie związanym z zawieraniem umów lub wyłanianiem kontrahentów oraz realizacji Umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz obowiązek prawny, przez okres poprzedzający zawarcie Umowy oraz wykonywania Umowy;
b) wywiązanie się z obowiązku prawnego dotyczącego Podmiotów, wobec których przepisy prawa zobowiązują Administratora do odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b) i h) RODO obowiązki wynikające z przepisów dotyczących ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego;
c) ustalenia, dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, art. 9 ust. 2 lit. f) RODO prawnie uzasadnione interesy Administratora;
d) monitorowania służbowych urządzeń mobilnych (np. smartfony), komputerów, serwerów plików i baz danych oraz ruchu sieciowego; zarządzanie ryzykiem, w tym przeciwdziałanie nadużyciom finansowym oraz prowadzenie wewnętrznych kontroli i audytów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO
e) dokonywania analiz biznesowych na potrzeby działalności spółki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadnione interesy Administratora, przez okres nie dłuższy niż ten wskazany w punktach c) i e);
f) archiwizacji dokumentacji w zakresie niezbędnym dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych i wynikających z ustawy o rachunkowości przez czas wynikający z tych przepisów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO wykonanie obowiązku nałożonego przepisami prawa;
g) weryfikacji wiarygodności kontrahenta, zarządzanie ryzykiem, zapobieganie nadużyciom finansowym oraz prowadzenie wewnętrznych kontroli; Realizując ten cel Administrator może dodatkowo pozyskiwać Państwa dane z rejestrów informacji gospodarczej, wywiadowni gospodarczych oraz innych, powszechnie dostępnych źródeł informacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO przez czas niezbędny do dokonania takiej oceny.

Elinfo sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu jako Administrator będzie przetwarzać dane osobowe przez okres współpracy Stron, a także po upływie tego czasu jeśli Administrator będzie do tego zobowiązany na podstawie przepisów prawa przez czas w nich przewidziany lub w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) przez okres przedawnienia roszczeń.

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji Umowy oraz obowiązkiem ustawowym w zakresie obowiązków prawnych ciążących na administratorze.


Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych Kontrahentom/ich Pracownikom/Współpracownikom/Zleceniobiorcom przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do otrzymania od administratora potwierdzenia czy przetwarzane są jej dane osobowe, a jeżeli to ma miejsce, ma prawo do informacji, jakie jej dane osobowe i w jakich celach są przetwarzane oraz uzyskania ich kopii.

prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od administratora sprostowania dotyczących jej danych, które są nieprawidłowe, a także ich uzupełnienia.

prawo do usunięcia danych osobowych („bycia zapomnianym”);
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od administratora usunięcia dotyczących jej danych, wskazując okoliczności to uzasadniające np. dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji umowy, dla której zostały zebrane, lub osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie a nie występują inne podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych, lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych np. gdy administrator nie potrzebuje pewnych danych, nie występują przesłanki do dalszego ich przetwarzania a osoba, której dane dotyczą wnosi o wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych.

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną sytuację –
w przypadkach gdy przetwarzanie danych następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, w tym profilowania.

prawo do przenoszenia danych;
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła do administratora oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi.

prawo do cofnięcia zgody;
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, wówczas osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).

W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych na:
a) adres e-mail: rodo@elinfo.net.pl
b) adres korespondencyjny: Elinfo Sp. z o.o. ul. Babimojska 7, 54-426 Wrocław, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Elinfo Sp. z o.o. we Wrocławiu nie później niż w terminie miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku – udzieli osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w
związku z realizacją powyższych praw. Termin miesięczny może ulec przedłużeniu o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter wniosku lub liczbę wniosków. W takim
przypadku Elinfo Sp. z o.o. we Wrocławiu w terminie miesiąca od otrzymania wniosku, poinformuje osobę, której dane dotyczą, o takim przedłużeniu terminu z podaniem
przyczyn opóźnienia.

Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:
a) z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
b) jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie;
c) jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie;

Informujemy, że jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o
dodatkowe informacje. Odpowiedź będzie udzielana na adres e-mail, z którego przesłano wniosek, a w przypadku wniosków skierowanych listownie, listem poleconym na adres wskazany przez wnioskodawcę, o ile z treści listu nie będzie wynikała chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres e-mail (w takim przypadku należy podać adres e-mail).

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)


Informacja o zamiarze przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG)

Państwa dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Może to mieć miejsce w związku ze zlecaniem wykonania określonych usług/działań podmiotom mającym siedzibę poza EOG lub przetwarzającym dane osobowe poza EOG. Państwa dane osobowe mogą być przekazane jedynie do takich państw trzecich lub podmiotów w państwach trzecich, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych, zastosowano w umowach z tymi podmiotami standardowe klauzule ochrony danych lub zastosowano odpowiednie inne zabezpieczenia, o których mowa w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. W związku z przekazaniem danych poza EOG mogą Państwo zażądać dalszych informacji o stosownych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych  w sposób wskazany w niniejszej informacji.

Dane osobowe nie są przekazywane osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji gdy odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

1. Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora i świadczące na jego rzecz usługi lub dostarczające towary lub informacje, w tym usługi IT, w zakresie w jakim ma to zastosowanie do realizacji celów przetwarzania Państwa danych osobowych np.: podmioty świadczące nam usługę pomocy prawnej, usługi audytowe, archiwizacji dokumentów;
2. Inni administratorzy, którzy przetwarzają dane osobowe we własnym imieniu np.:
c) podmioty upoważnione przez przepisy prawa np. organy nadzoru, organy ścigania
d) podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, płatniczą wyłącznie
w zakresie właściwego wykonania obowiązków wynikających z umów.

Poniżej przedstawiamy Państwu podstawowe definicje z zakresu przetwarzania danych osobowych:

RODO – (ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE)2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) - w sposób bezpośredni i kompleksowy reguluje ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej.
Dane osobowe – są to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Przetwarzanie danych osobowych – jest to operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Administrator - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.